Aansluiten bij Stripe

⚠️

In de alle stappen van de aansluiting moet je voorzichtig zijn, want je kan mogelijks niet meer terug keren om die te corrigeren. Lees hieronder ook nog even door welke bewijsstukken je kan uploaden.

🚨

Neem je tijd en vul vooral alles in. Eigenlijk zijn alle velden verplicht, ookal maakt Stripe het soms optioneel. Let daarbij vooral op het website adres en het adres van alle bestuurders. Ook als Stripe het niet verplicht. Als je zaken open laat of onjuist invult kan de activatie van Bancontact soms mislukken.

🚨

Vul een websiteadres in! Die is absoluut verplicht, geen omweg mogelijk. Bancontact gaat NIET werken als je het niet invult.

Bij Stamhoofd kan je ook met online betalen werken (een overzicht van alle betaalmethodes en hoe ze werken, zie hier bijkomende info voor de ledenadministratie en webshops). Voor online betalingen via Bancontact en kredietkaart werken we samen met een betaalprovider, Stripe. Je kan bij Stripe aansluiten via de instellingen van Stamhoofd (zie onder).

Je betaalt lagere transactiekosten via Stamhoofd dan als je aansluit via Stripe zelf - deze werden speciaal door ons onderhandeld.
De aansluitingstijd is heel kort / je kan meteen betalingen accepteren. Je kan dus last minute je aansluiting in orde brengen en enkele minuten later al je eerste betalingen accepteren.
Je hebt toegang tot een eigen dashboard waarmee je alle betalingen zelf kan opvolgen en een overzicht krijgt van alle uitbetalingen.
Een feitelijke vereniging kan ook aansluiten.
Betalen via Payconiq is niet mogelijk met Stripe. Dit is geen groot probleem aangezien Bancontact wel gaat, en iedereen met Payconiq ook kan betalen via Bancontact. Bovendien is Bancontact veel stabieler en zorgt die voor minder problemen.
Je kan meerdere Stripe accounts koppelen met Stamhoofd, zodat je betalingen voor de ene webshop naar een andere rekening kan laten gaan dan een andere. Per rekeningnummer moet je dus opnieuw aansluiten en de stappen in deze gids overlopen (je kan geen meerdere rekeningen koppelen aan hetzelfde Stripe account). De meerkost hiervoor is wel 5 euro éénmalig per extra Stripe account (dit is een kost die wij aan Stripe betalen en enkel op ons nemen voor het eerste account).

Je kan aansluiten via Instellingen → Betaalaccounts → Aansluiten bij Stripe.

Bedrijfstype en structuur

Deze stap kan je maar één keer doorlopen, let dus goed op.

In één van de eerste stap moet je het type van jouw bedrijf selecteren. Selecteer hier 'Vereniging zonder winstoogmerk'

Hierna krijg je nog bijkomend de keuze tussen de bedrijfsstructuur. **Let hier goed op.**

⚠️

Let goed op! Je kan dit later niet meer wijzigen. Toch een fout gemaakt? Dan kunnen we jouw account terug verwijderen en je opnieuw laten aansluiten (stuur ons een e-mail). Ga vooral niet verder met de aansluiting, want dan krijg je later problemen bij de verificatie.

Kies het juiste type, 'vennootschap' als je een VZW hebt, 'vereniging' voor feitelijke verenigingen.

Er zijn twee opties hier:

VZW's: selecteer 'Vennootschap zonder winstoogmerk'
Feitelijke vereniging: 'Vereniging zonder rechtspersoonlijkheid'.

Volg hierna de stappen zoals normaal. Ze zullen licht verschillen afhankelijk van de bedrijfsstructuur die je had gekozen.

Algemene bedrijfsinformatie

Vul de algemene gegevens van jouw vereniging in. De 'handelend onder de naam' is de naam die jullie bestellers/leden te zien zullen krijgen. Vergeet niet om ook het websitadres in te vullen, dit lijkt optioneel maar is eigenlijk verplicht.

Je website moet aan bepaalde voorwaarden voldoen zoals hier uitgelegd. Je kan je link van je webshop hiervoor ook gebruiken, of je Facebook pagina als die alle verplichte gegevens vermeldt.

Feitelijke verenigingen zullen geen ondernemingsnummer moeten invullen.

Informatie over bestuurders

Begin met het invullen van informatie over jezelf, en vul daarna nog belangrijke personen in jouw vereniging in (niet altijd noodzakelijk).

Vul de vragen verder in, afhankelijk van jullie situatie.

Voeg eventueel meerdere bedrijfseigenaren toe. Je hoeft dit niet altijd in te vullen. Voeg hier bestuurders toe die belangrijke zeggenschap hebben in julie vereniging.

Bij bedrijfsdirecteurs kan je ook gewoon de bestuurders opsommen die belangrijke zeggenschap hebben in jullie vereniging.

Rekeningnummer voor uitbetalingen

Het geld dat je ontvangt via online betalingen zal één keer per week uitbetaald worden op een door jou gekozen rekeningnummer (meer info). Als je met meerdere rekeningen wilt werken, moet je meerdere Stripe accounts koppelen (en deze flow meerdere keren doorlopen - Stripe zal je dan meestal wel helpen om de gegevens snel over te nemen van je bestaande account)

Vul het rekeningnummer in waarop je jouw uitbetalingen wilt ontvangen

Hierna kom je op een overzichtspagina van alle ingevulde gegevens.

⚠️

Hier is het belangrijk dat je eerst alle waarschuwingen oplost. Het is daar dat je documenten moet gaan uploaden om de gegevens te bewijzen. Dit is essentieel om later problemen te voorkomen bij de aansluiting.

🚨

Kijk nog even na of je wel een websiteadres hebt ingevuld bij je vereniging en een adres bij elke bestuurder. Zoek er goed naar, soms zit dit verborgen. Deze info is verplicht maar Stripe vraagt het soms niet. Als je dit niet invult zal Bancontact niet geactiveerd kunnen worden.

Klik bij elk onderdeel op 'Bewerken' om documenten up te loaden.

Document om bedrijf te verifiëren

Klik op 'Document uploaden' en upload een PDF met één van de toegestane documenten (zie onder).

Kies uit één van de volgende aanvaarde documenten:

De statuten van jullie vereniging (heb je die niet als feitelijke vereniging? Stel er dan één op aan de hand van onze template hieronder)
Een uittreksel uit het KBO (enkel voor VZW's)
Bewijs van Btw-registratie (enkel voor VZW's)
Een kopie van publicatie in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad (enkel voor VZW's)

Geen (recente) statuten? Gebruik onze template voor feitelijke verenigingen!

Heb je geen statuten opgesteld, of kan je ze niet meer vinden? Gebruik dan onze template om snel nieuwe statuten op te stellen die je kan gebruiken voor Stripe. Deze worden door Stripe geaccepteerd. Het is oké om nieuwe statuten op te stellen als je bestaande statuten verouderd zijn.

Download het onderstaande bestand, of kopieer het uit Google Docs

Vul de naam, adres, doel en datum invullen, en zet jullie namen en handtekening op het document (= zelfde bestuurders als je in Stripe ingeeft).

Template: Statuten van de feitelijke vereniging

TEMPLATE Statuten van de feitelijke vereniging.docx

289 KB

Maak een keuze uit het type dat je wilt uploaden (lees hierboven eerst welke je best gebruikt!)

Het is héél belangrijk dat de volgende gegevens goed leesbaar aanwezig zijn op het document:

Jouw ondernemingsnummer (enkel voor VZW's)
De naam van jullie vereniging, exact zoals je die in Stripe hebt ingegeven
Het adres van jullie vereniging, ook exact hetzelfde zoals je die in Stripe hebt ingegeven

Jouw identiteitsverificatie

Je moet ook nog een foto van een identiteitsbewijs uploaden om jouw eigen gegevens te verifiëren.

Bevestigen

Eénmaal alles is ingevuld, zou je in het overzicht alle waarshuwingen moeten zien verdwijnen (zoniet: kijk na of je document werd afgekeurd of er nog gegevens ontbreken). Kijk nog alles grondig na, en klik daarna op 'Akoord gaan en indienen'.

🚨

💡

Na een aantal betalingen zal Stamhoofd jullie documenten nog eens onder de loep nemen. Het kan dan zijn dat er bijkomende gegevens gevraagd worden of dat bepaalde documenten afgekeurd worden. Bekijk dan eens kritisch welke documenten je hebt geüpload en zorg zelf voor een beter exemplaar.

Na het indienen zouden betalingen normaal gezien meteen geactiveerd moeten zijn als je alles correct had ingevuld. Dan zie je normaal in Stamhoofd een groene tekst zoals in de screenshot hieronder. Is dit niet het geval, kijk dan na of alles wel werd ingevuld, en of er geen documenten werden afgekeurd. Je kan op elk moment terug naar het Stripe dashboard via Instellingen → Betaalaccounts → Open Stripe Dashboard.

Zie ook Onze documenten werden afgekeurd door Stripe, wat moeten we doen?