Groot nieuws! We hebben Stamhoofd grondig vernieuwd om bepaalde cruciale functionaliteiten mogelijk te maken.

In de zomerupdate hebben we enkele nieuwe grote wijzigingen gedaan in Stamhoofd, waardoor alles makkelijker te beheren is. Je huidige instellingen hebben we grotendeels overgezet naar de nieuwe instellingen, maar soms kunnen er kleine nuances zijn of zijn er nieuwe functionaliteiten die je wil gebruiken. Daarom kijk je deze zaken best na:

• Werkjaren: Stamhoofd heeft nu ondersteuning voor werkjaren (of hoe je het ook wil noemen). Hiermee kan je je leeftijdsgroepen, lessen en onderverdelingen groeperen per jaar. Dat kan eventueel ook per semester, trimester of kwartaal - dat kies je helemaal zelf. Aangezien we vroeger met 'inschrijvingsperiodes' werkten die simpelweg bijhielden hoeveel periodes iets geleden was, werd het moeilijk om dit volledig correct over te zetten. Bovendien zaten er vaak fouten in (een keer te veel geklikt, of niet alle leeftijdsgroepen tegelijk omgezet naar een nieuwe periode, ...). Om dit op te lossen, is er een nieuw werkjaar 'Archief', waarin we al deze groepen hebben ondergebracht. Je kan dan eventueel zelf je oude werkjaren aanmaken en de inschrijvingsgroepen van het archief naar het juiste werkjaar verplaatsen.
• Bundelkortingen nakijken (broer- of zuskorting en gezinskorting): vanaf nu zal je dit op algemeen niveau kunnen instellen en vervolgens per inschrijvingsgroep. Dit maakt het makkelijker om alles op één plek te beheren en te stroomlijnen: bv. één keer instellen dat je 20% korting geeft in plaats van het op elke plaats te moeten berekenen in alle mogelijke situaties.
  
  We hebben de bestaande instellingen zo goed mogelijk proberen omzetten, maar vooral in complexe situaties met veel kortingen of in situaties waarin de kortingen mogelijks al niet correct waren ingesteld, moet je dit zeker opnieuw nakijken.
• Rijksregisternummers: verzamel je rijksregisternummers van leden? Dan zetten we die automatisch over naar ons nieuwe (makkelijkere en ingebouwde) systeem. Bepaalde zaken zoals schuldenaar of bijkomende vragen moet je mogelijks aanpassen omdat je deze niet meer hoeft te verzamelen. Als er een rijksregisternummer van een ouder aanwezig was, maar er geen ouders bij dat lid waren toegevoegd, dan hebben we mogelijks een naamloze ouder aangemaakt. Dit wil je mogelijks nakijken en corrigeren.
• Vragenlijsten: kijk dit eens grondig na. Er werden veel nieuwe zaken mogelijk. Zo hoef je bij een vragenlijst niet meer filters toe te voegen zoals: 'vraag deze vragen enkel voor inschrijvingen bij groep X of kamp Y'. Nu kan je een vragenlijst toevoegen die standaard uitgeschakeld is en die aanzetten op de juiste plaats: bij specifieke activiteiten of inschrijvingsgroepen. We hebben je huidige instellingen zo goed mogelijk proberen over te zetten, maar je kijkt dit best nog even na.
• Gebruik je de API? Dan moet je mogelijks kleine aanpassingen maken aan de data die je ophaalt. De API is nu flexibeler en laat je toe om betalingen bijvoorbeeld te filteren.
• Toegangsrechten: in Stamhoofd had vroeger elke beheerder toegang tot alle gegevens van de leden die ze konden bekijken. Dat is nu anders. Je kan dit nu veel fijner instellen, waardoor je iemand toegang kan geven tot bepaalde leden, maar niet tot bijvoorbeeld de medische gegevens van een lid. Momenteel kan het zijn dat beheerders hierdoor even de toegang tot die gegevens zijn verloren. We werken aan een kleine aanpassing waardoor we die gegevens als 'alleen lezen' gaan herstellen. Als je graag wilt dat beheerders die gegevens ook terug zoals vroeger kunnen bewerken, raden we je aan om de toegangsrechten van je beheerdersrollen wat aan te passen. Dat is normaal niet zo heel veel werk, en op die manier ben je zeker dat alles nog veilig is ingesteld.

Overzicht van de belangrijkste wijzigingen

• Geschiedenis van verstuurde communicatie bekijken: naar wie iets werd verstuurd en bij wie het bijvoorbeeld is mislukt door een volle inbox
• Een apart overzicht van alle communicatie in het ledenportaal voor leden en ouders zelf
• E-mailsjablonen opslaan en 'concepten' bijhouden

• Meerdere tarieven, keuzeopties (met meerprijzen en voorraden) en vragenlijsten bij inschrijvingen. Extra T-shirt bijbestellen? Check!
• Verlaagd tarief op basis van het UiTPAS-nummer van leden en realtime validatie van UiTPAS-nummer status
• Specifieke vragenlijsten per inschrijving bijhouden, per leeftijdsgroep, per activiteit...
• Bundelkortingen combineren (meerdere inschrijvingen, meerdere gezinsleden...) en vast of procentueel instellen
• Wachtlijsten delen over meerdere inschrijvingsgroepen

• Bepalen welke beheerders welke vragenlijsten kunnen zien of bewerken
• Je leeftijdsgroepen, werkgroepen en andere groepen opdelen in werkjaren, kwartalen of semesters waarin je makkelijk kan wisselen
• 'Geheime' / 'interne' vragenlijsten of 'alleen-lezen'-vragenlijsten. Bv. informatie over het niveau van een lid bijhouden
• Ingebouwde activiteitenkalender. Stel bij elke activiteit in of je kan inschrijven en welke gegevens je nodig hebt voor die inschrijvingen (bv. extra medische gegevens voor een kamp). Je kan ook links naar een webshop plaatsen bij een activiteit.
• Leden in bulk inschrijven

• In bulk bedragen aanrekenen aan leden
• Schulden die pas op een latere datum betaald moeten worden (bv. manueel betalen in schijven toevoegen)
• Automatische betaalherinneringen
• Overzicht van alle openstaande bedragen van alle leden samen bekijken, aanpassen en mailen
• Netjes bijhouden hoeveel er voor elk te betalen bedrag werd betaald en zaken zoals prijswijzigingen altijd correct afhandelen en weergeven
• Automatisch openstaande schulden vereenvoudigen van leden als de totale schuld op 0 euro uitkomt (bv. inschrijven en uitschrijven bij een groep die evenveel kost).

• Afbeeldingen of bestanden uploaden
• Ingebouwde ondersteuning voor rijksregisternummers per lid en ouder, ter vervanging van eigen vragenlijsten
• Meerdere e-mailadressen bij leden en ouders
• Rechten en functies koppelen aan leden
• Logboek: een overzicht van alle wijzigingen in het systeem. Vanaf nu kan je perfect achterhalen wie wat gewijzigd heeft.

• Volgjaren (leden die de leeftijdsgroep een jaartje vroeger of later meevolgen)
• Proefperiodes
• Annulatiekosten kiezen bij het annuleren van een inschrijving
• Vernieuwde navigatiestructuur met tabbladen
• Instellen wie vanaf welk e-mailadres mag versturen
• Uitgebreider filtersysteem
• En nog heel wat kleinere verbeteringen die het dagelijkse gebruik vlotter maken.

Basis voor toekomstige updates

Bovendien legt V2 ook een stevige basis voor functionaliteiten die we verder willen uitbreiden:

• Vertalingen: grote delen van Stamhoofd zullen al beschikbaar zijn in het Engels en Frans, maar nog niet alle woorden zal je zelf kunnen vertalen binnen je eigen instellingen als je een meertalig doelpubliek hebt.
• Boekhouding: je kon al bijhouden hoeveel openstaande schuld een lid had, maar dat verliep vaak nog stroef. Ook de connectie tussen inschrijvingen en het daarbij horende betaalde bedrag was niet echt optimaal uitgewerkt. Dit systeem is sterk uitgebreid en vormt voortaan de basis van alles wat met betalingen en cijfers te maken heeft in Stamhoofd. Hierop kunnen we in de toekomst verder bouwen.
• Facturatie: er staat van alles klaar om ook toe te laten zelf facturen uit te schrijven. Dit zal wel nog niet vanaf de lancering beschikbaar zijn.
• Filters: deze willen we kunnen opslaan en nog mooier en overzichtelijker maken.
• UiTPAS-koppeling op webshops.

Prioriteiten

Daarnaast zijn er functies waarvan we weten dat jullie deze héél graag zouden zien, maar waarvoor we jullie voorlopig nog even moeten teleurstellen. Ze staan wel héél hoog op onze prioriteitenlijst.

• Meer flexibiliteit in de webshops, bv. meerdere foto's per artikel, betere zaalvulling bij zaalvoorstellingen, tegelijk zetels selecteren voor verschillende tarieven (en niet per tarief apart), ...
• Aanwezigheidslijsten
• Mogelijkheid om de activiteitenkalender te publiceren op je eigen website zonder dat leden moeten inloggen
• 2FA
• Boekings- en verhuurmodule
• Gegevens van deelnemers die inschrijven via webshops beter apart oplijsten en verzamelen
• Filters
• Statistieken van leden
• ...

Vragen

Zoals altijd kan je je vragen over deze update kwijt via hallo@stamhoofd.be