Breng je werkjaren in orde na de zomerupdate
Vanaf nu delen we je inschrijvingen op per werkjaar.
Een werkjaar is een momentopname van de onderverdeling van leden in een bepaalde periode. De meeste verenigingen werken bijvoorbeeld op jaarbasis, maar je kan dit evengoed per semester, kwartaal of trimister regelen. Je kiest zelf wanneer je met een nieuw werkjaar start en stopt.
Hierdoor kunnen we alles véél overzichtelijker tonen en kan je de structuur van je inschrijvingsgroepen wijzigen per werkjaar.
Je hebt op elk moment maximaal maar één actief werkjaar. Dat is het werkjaar dat je te zien krijgt als je als beheerder naar Stamhoofd surft en je leden bekijkt. Leden krijgen enkel dat werkjaar te zien en kunnen enkel inschrijven voor inschrijvingsgroepen uit dat werkjaar.
Als beheerder kan je in het beheerdersportaal wisselen tussen de verschillende werkjaren. Enkel een hoofdbeheerder kan dit zien, andere beheerders kunnen enkel de leden ingeschreven in het huidige werkjaar bekijken.
We maakten standaard twee werkjaren aan:
- Je huidige werkjaar: dit zal meestal “2025 - 2026” zijn, maar hangt af van de start- en einddatum die je in Stamhoofd had ingesteld bij jouw inschrijvingsgroepen. Had je die niet juist ingesteld (dat gebeurde helaas vrij vaak), dan zie je hier mogelijks andere jaartallen. Je kan dit nog corrigeren (zie later).
- “Gearchiveerde periodes”: aangezien het oude concept van periodes niet correct kon worden omgezet in het werkjaren systeem, zijn alle gearchiveerde inschrijvingsgroepen en alle voorbije inschrijvingsperiodes hierin ondergebracht.
Controleer dit zeker
- Kijk de start- en einddatum na van je huidige werkjaar. Je kan dit wijzigen door onderaan op het huidige werkjaar te klikken en vervolgens kan je via 'Werkjaren beheren', het huidige werkjaar aanklikken en de start- en einddatum aanpassen. Pas deze data nog niet aan naar een werkjaar dat je moet opstarten, daarvoor maak je een nieuw werkjaar aan in plaats van je huidige werkjaar aan te passen (zie daarvoor deze gids).
- Het kan zijn dat je in Stamhoofd een andere start- en einddatum had ingesteld per inschrijvingsgroep. Dat raden we voortaan af en kan je niet langer instellen voor nieuwe inschrijvingsgroepen. Kijk alle inschrijvingsgroepen na (behalve activiteiten), en bij 'Algemeen' van elke inschrijvingsgroep raden we je aan om de start- en einddata gelijk te stellen met die van het werkjaar door het aanvinkvakje uit te schakelen.
Optioneel, maar aangeraden
Dat is normaal alles wat je moet doen. Maar als je optimaal gebruik wilt maken van Stamhoofd kan je dit ook nog overwegen:
- Zet activiteiten uit je huidige werkjaar om in een activiteit in de kalender. Stamhoofd heeft nu een ingebouwde kalender. Dat is nu de beste plaats om inschrijvingen te verzamelen voor activiteiten. Had je nog inschrijvingen lopen via de oude weg, via inschrijvingsgroepen, dan kan je die inschrijvingsgroepen makkelijk omzetten in een 'activiteit' in de kalender (er verschijnt dan een knop bovenaan na het selecteren van die inschrijvingsgroep).
- Maak zelf een extra werkjaar aan voor je vorige inschrijvingsperiode(s) zodat je de 'Gearchiveerde periodes' wat kan opschonen. Bv. stel dat je werkjaar normaal in september begint, dan kan je een nieuw werkjaar aanmaken voor je vorige werkjaar van september 2024 tot augustus 2025.
- Ga naar de werkjaar instellingen (instellingen -> Ledenadministratie -> Werkjaren). Voeg hier een nieuw werkjaar aan toe.
- Ga vervolgens in het tabblad 'Leden' naar dat werkjaar (onderaan klikken op het huidige actieve werkjaar, en daarna wisselen naar het net door je aangemaakte werkjaar).
- Kies ervoor om geen kopie te maken. Op die manier maak je een nieuw leeg werkjaar aan.
- Ga nu terug naar 'Gearchiveerde periodes'. Klik met je rechtermuisknop op de groep die je wilt verplaatsen. Tip: kijk goed na of de inschrijvingen van die groep overeenkomen met het werkjaar waarnaar je het verplaatst, want uit ervaring weten we dat bv. '1 inschrijvingsperiode geleden' niet altijd klopt (het kan soms een per ongeluk aangemaakte periode zijn die leeg is, of de periode zijn van twee jaar geleden). Dat is de reden waarom we dit ook niet hebben geautomatiseerd.
- Pas de naam van de groep indien nodig aan.
