Het is moeilijk om te zeggen wat de oorzaak is van e-mails die in spam aankomen. Jammer genoeg is e-mail alles behalve een exacte wetenschap tegenwoordig. Door het hoge aantal spammails is het ontzettend moeilijk voor echte e-mails om in de inbox terecht te komen.

Langs onze kant zorgen we ervoor dat alle standaarden juist ingesteld staan om het juist te versturen van de e-mails met de beste authenticatie en beveiliging (SPF, DKIM). Daarnaast grijpen we meteen in als e-mails als spam worden gemarkeerd of als er emails verzonden worden naar ongeldige e-mailadressen. Maar tegenwoordig is het belangrijkste aspect reputatie. We zorgen voor een IP-adres met een goede reputatie om emails van te versturen en waken over de reputatie van onze en jullie domeinnamen.

• Belangrijke e-mails versturen we standaard vanaf stamhoofd.be of stamhoofd.email (tenzij je een eigen domeinnaam hebt gekoppeld), welke een behoorlijke reputatie hebben waardoor je e-mails normaal gezien meestal wel de inbox halen.
• Stel je jouw eigen domeinnaam in, dan ben je zelf verantwoordelijk voor je reputatie van jouw e-mailadressen. Zorg dat je e-mails kan ontvangen op de e-mailadressen die je gebruikt.

Zijn er toch problemen, dan situeert het probleem zich meestal bij Outlook, Hotmail, Telenet of Proximus adressen waarbij de spamfilter minder slim is en het onbekende afzenders sneller naar spam stuurt. Je vraagt dan best om jullie e-mailadres (hetgene waarmee de automatische emails verstuurd worden: meestal is dat een naam-vereniging@stamhoofd.be of naam-vereniging@stamhoofd.email adres als je niet je eigen domeinnaam hebt gekoppeld) als veilig/contactpersoon te markeren.

Tips

• Stel geen gmail of hotmail adres in als e-mailadres in Stamhoofd waarmee emails verstuurt moeten worden. Dit komt heel spammerig over en daardoor beland je sneller in spam. Lees hier waar je dit instelt.
• Stel een DMARC record in als je je eigen domeinnaam gebruikt voor emailadressen. Lees hier hoe je dit instelt.
• Koppel je eigen domeinnaam én stel een emailadres met dat domeinnaam in
• Vermijd het gebruik van afbeeldingen in e-mails. Dit zorgt voor een hogere kans dat de e-mails in spam terecht komen, zeker als jouw domeinnaam weinig of geen reputatie heeft opgebouwd.
• Vermijd het gebruik van woorden in e-mails die als spam aangezien kunnen worden (bv. crypto, lening, sexy, goedkoop...). Het is moeilijk om hier concrete voorbeelden te geven, omdat spamfilters tegenwoordig artificiële intelligentie gebruiken en de regels dus niet éénduidig zijn.
• Stuur geen ongewenste e-mails of marketing emails zonder daar eerst toestemming voor te vragen en een mogelijkheid te geven om uit te schrijven. Mensen gaan jouw e-mails als spam markeren, en dan is de kans groot dat je al snel op een zwarte lijst terecht komt.
• Zorg dat je jouw domeinnaam ook gebruikt voor het versturen van normale e-mails. Dat helpt om een hoger volume te behalen van e-mails waarop je ook antwoorden ontvangt, en een reputatie op te bouwen.
• Zorg dat je ook e-mails kan ontvangen op de e-mailadressen die je gebruikt om automatische e-mails te versturen.
• Vraag ontvangers om jouw e-mailadres als veilig te markeren, of aan de contactpersonen toe te voegen.