Soms kan het voorvallen dat je fiscale attesten wilt aanmaken maar de inschrijvingen niet in Stamhoofd hebt verzameld. Of je wilt speciale zaken regelen waarbij je bijvoorbeeld meerdere fiscale attesten wilt aanmaken voor een inschrijving (omdat die bv. in twee verschillende jaren viel).

Stamhoofd heeft voor de fiscale attesten een exact bedrag nodig dat betaald werd bij het inschrijven. Daarom is het belangrijk dat je niet gewoon de inschrijvingen toevoegt aan een activiteit in Stamhoofd, maar dat je ook de betaling juist instelt. Omdat dit allemaal nogal wat manueel werk is (een openstaand bedrag aanmaken bij elk lid dat gekoppeld is met de juiste inschrijving + dat als betaald markeren), raden we je aan om dit via Excel te doen en te importeren in Stamhoofd.

Stappenplan

Maak indien nodig alle benodigde onderverderlingen aan als inschrijvingsgroepen in Stamhoofd. Je kan deze indien gewenst in een categorie plaatsen die verborgen is voor gewone leden (enkel zichtbaar voor beheerders). Zorg dat de namen van de inschrijvingsgroepen uniek zijn over meerdere jaren heen.

1. Maak een Excel-file met alle inschrijvingen en betaalde bedragen

• Voornaam
• Achternaam
• Geboortedatum
• Betaald bedrag
• Inschrijvingsgroep: Naam van de inschrijvingsgroep in Stamhoofd (deze moet al bestaan in Stamhoofd én uniek zijn)

Zorg dat je elke kolom een naam geeft, liefst exact zoals hierboven, dan kan Stamhoofd het automatisch interpreteren.

Je kan dit ook exporteren uit je bestaande inschrijvingslijst en dan de kolom 'Betaald bedrag' manueel toevoegen.

2. Importeer het bestand

Ga in Stamhoofd naar Instellingen -> Leden importeren. Kies je bestand. De kolommen zouden allemaal automatisch gekoppeld moeten worden. Indien niet pas je de koppeling aan tot wat je ziet in de screenshot hieronder.

Klik door op 'Volgende'. Als alles goed gaat, krijg je nu een waarschuwing dat alle leden uit jouw bestand al in het systeem gekend zijn.

Zoniet, dan is er een probleem en kan Stamhoofd bij één van de leden uit jullie bestand geen overeenkomstig lid in jullie administratie van Stamhoofd vinden. Je kan dan eventueel verder gaan, maar Stamhoofd zal dan nieuwe leden in Stamhoofd aanmaken voor die personen. Kijk dus alle voornamen, achternamen en geboortedatums goed na.

Duidt aan 'Nee, ze zijn al ingeschreven' bij de vraag of deze leden hun inschrijving moeten bevestigen. Dit zorgt ervoor dat Stamhoofd de leden in de huidige inschrijvingsperiode zal inschrijven, en niet de vorige.

Klik best ook nog even op 'Toon wijzigingen' om een exact beeld te krijgen van wat Stamhoofd zal wijzigen.

Als alles goed gaat, zie je dat Stamhoofd de leden die je in je Excel bestand hebt staan, enkel zal inschrijven bij de inschrijvingsgroep die je hebt opgegeven - met het juiste betaalde bedrag.

Klik op 'Importeer x leden' als alles klopt en je dit wilt bevestigen. Je krijgt kort hierna een groene melding dat alles is gelukt.

Als je nu naar de inschrijvingsgroep gaat, zal je zien dat de leden hier toegevoegd zijn. Als je een lid openklikt en het tabblad 'Rekening' opent, zal je ook moeten zien dat er een onbekende betaling is toegevoegd met het juiste bedrag.

Dit bedrag zal gebruikt worden in het fiscale attest.