Wat gebeurt er als een ouder of lid inlogt met een e-mailadres dat niet gekend is in het systeem?

In dat geval kan die persoon proberen om een “nieuw lid” aan te maken met een naam en geboortedatum die al in het systeem staan. Daarna vragen we om een beveiligingscode in te voeren. Zo voorkomen we dat om het even wie toegang krijgt tot gevoelige informatie van jullie leden, zoals rijksregisternummers of medische gegevens.

Om dit vlotter te laten verlopen, werken we met beveiligingscodes. Wil een lid zich inschrijven via een e-mailadres dat niet gekend is in het systeem? Dan kan dat lid gewoon verdergaan door een beveiligingscode in te voeren. Zo botst het niet langer op een vage foutmelding die het zelf niet kan oplossen.

We voegen de beveiligingscodes automatisch toe aan elke e-mail die je naar leden verstuurt. Dat is de eerste plaats waar we leden naartoe sturen wanneer ze een beveiligingscode moeten invullen.

Heeft een lid nog nooit een e-mail gekregen, of enkel een e-mail van voor deze update? Dan zijn er twee opties:

• een nieuwe e-mail versturen naar elk e-mailadres dat we kennen;
• een sms versturen naar een van de gsm-nummers die gekoppeld zijn aan het lid of de ouders.

Wij nemen de kosten van de sms’en op ons.

Een beveiligingscode is uniek per lid, niet per gezin. Als beheerder kan je de code ook altijd zelf raadplegen via het beheerdersportaal door het lid te openen. Daar kan je de beveiligingscode ook vernieuwen als dat nodig is. Let op: de oude code werkt daarna niet meer.

Je kan de codes ook exporteren naar Excel. Zo kan je ze bijvoorbeeld tijdens de eerste activiteit op papier uitdelen aan alle leden.

Dankzij beveiligingscodes kunnen de meeste leden zelfstandig verder, omdat er meestal minstens één e-mailadres of gsm-nummer in het systeem staat dat nog geldig is. Alleen als dat niet lukt, moeten ouders of leden contact opnemen met jullie vereniging. In dat geval kan je hen verder helpen door de beveiligingscode op een andere manier te bezorgen, of door hun e-mailadres zelf te koppelen aan het juiste lid.

Lid inschrijven via beveiligingscode (stappen voor een lid)

Stap 1

In het ledenportaal kiest een lid voor 'Schrijf een lid in'

Stap 2

Het lid of ouder vult de naam en geboortedatum exact in zoals die in het systeem gekend zijn.

Stap 3

Er wordt nu een beveiligingscode gevraagd.

Een lid kan nu...

• De code opzoeken onderaan de laatste email
• een e-mail laten versturen naar alle e-mailadressen die aan het lid gekoppeld zijn;
• een sms laten versturen naar een van de gsm-nummers die we kennen.

Je kan de beveiligingscode dus via e-mail of sms versturen.

Stap 4

Het lid vult de code in en krijgt automatisch toegang tot alle gegevens en inschrijvingen

Beveiligingscode raadplegen en vernieuwen als beheerder

Ga naar het lid in Stamhoofd. In de rechterkolom vind je een hoofdstuk 'Beveiligingscode'. Als je de code wilt vernieuwen (let wel op dat de oude code dan niet langer zal werken) kan je op het pijltje klikken.