Overzicht

Hoe aansluiten bij betaalprovider?

💡
Alles netjes ingevuld? Dan duurt een aansluiting meestal één week, maar dat kan oplopen tot 3 weken.

Stamhoofd werkt samen met een betaalpartner waarbij je kan aansluiten om online betalingen te activeren. Via Stamhoofd krijg je toegang tot veel lagere transactiekosten dan normaal. Belangrijke voorwaarde is dat je absoluut aansluit via Stamhoofd zelf en niet zelf contact opneemt met een betaalprovider.

Eerst alles juist instellen (voor webshops)

Heb je een webshop? Hou dan rekening met enkele extra vereisten voor elke webshop met online betalingen.

Zie daarvoor Wettelijke informatie.

Procedure voor feitelijke verenigingen (je hebt geen VZW)

💡
De aansluitingsprocedure voor feitelijke verenigingen is helemaal verschillend van die van VZW's. Kijk na of je de juiste documenten download.

Een feitelijke vereniging is een organisatie zonder eigen rechtspersoonlijkheid. Als je geen VZW of stichting hebt opgericht heb je normaal gezien een feitelijke vereniging. Dat is eigenlijk een samenwerking tussen meerdere personen die automatisch ontstaat, zonder dat je daarvoor iets op papier hebt moeten zetten (het is wel aan te raden om het één en ander op papier te zetten in statuten). Bij een feitelijke vereniging is elk lid zelf volledig hoofdelijk aansprakelijk: als er dus iets fout gaat, draai je zelf volledig op voor alle kosten. Daarom is het vaak verstandig om toch na te denken of een VZW geen betere structuur is voor jouw vereniging.

Bewijs dat jouw feitelijke vereniging bestaat

Omdat een feitelijke vereniging nergen officieel geregistreerd staat, moet je eerst kunnen bewijzen dat deze wel echt bestaat.

  • Een bewijs van inschrijving van de feitelijke vereniging bij bijvoorbeeld de sportbond, een koepelorganisatie van jeugdbeweging of de overkoepelende vereniging voor goede doelen waaruit bevestigd wordt dat de feitelijke vereniging daadwerkelijk bestaat, volstaat zolang de registratie/ bevestiging vanuit een betrouwbare en onafhankelijke bron komt.
  • Link naar jullie website
  • De statuten van de feitelijke vereniging, indien die er zijn.
  • Ingevuld formulier ‘verklaring feitelijke vereniging’ (enkel als er geen statuten zijn).

Alle documenten invullen en aanleveren

Voor de aansluiting hebben we volgende zaken van jullie nodig:

  1. Bewijzen dat jullie feitelijke vereniging daadwerkelijk bestaat (zie boven).
  2. Een zakelijk bankuittreksel van de rekening van de feitelijke vereniging (geen privérekening) bij een bank (PDF, geen screenshot). De naam van de feitelijke vereniging, rekeningnummer, datum (niet ouder dan 3 maanden), banknaam/logo en enkele uitgaven (die dus het bestaan van een vereniging helpen bevestigen) moeten hierop zichtbaar zijn.
  3. Getekende ‘merchant’ overeenkomst.
  4. Ingevuld en getekend UBO-document (zelfde personen als op statuten). Aangezien er bij feitelijke verenigingen geen aandelen zijn, vul je bij iedereen gewoon een ‘1’ in bij stemrechten (tenzij anders van toepassing). Zorg dat alle belangrijke personen en verantwoordelijken hier zeker in staan (bv. financieel verantwoordelijke, secretaris, voorzitter…).
  5. Een kopie van de identiteitskaart van alle leden die vermeld staan in het UBO-document.
  6. De link naar jullie inschrijvingspagina of webshop (met alle wettelijke informatie in orde, zoals helemaal bovenaan uitgelegd).

Je kan de nodige documenten onderaan downloaden.

Wie moet handtekenen?

Bij een feitelijke vereniging moet altijd iedereen tekenen. Stuur het a.u.b. niet door zonder alle handtekeningen, want dan kunnen we niet verder en verlies je enkel tijd.

Heb je statuten? Kijk dan na of daarin staat vermeldt dat een beperkt aantal personen tekenbevoegd is. Is dat het geval? Dan kunnen minder mensen tekenen, maar stuur je de statuten ook zeker mee met de aanvraag.

Doorsturen

Kijk alles eerst goed na. Dat zorgt ervoor dat je aansluiting niet vertraagd wordt en je bespaart er ons veel tijd mee.

  • Zijn alle documenten toegevoegd die hierboven vermeld werden (identiteitskaarten, bewijsstukken, bankuittreksel...)?
  • (voor webshops): zijn de algemene voorwaarden toegevoegd?
  • Zorg dat alle bestuurders alle documenten ondertekenen. Zijn er te weinig vakken om te tekenen, teken er dan onder.
  • Zorg dat alle foto's en scans van identiteitskaarten goed leesbaar zijn.
  • Vul bij voorkeur de formulieren in via de computer, of schrijf heel verzorgd met drukletters.

Al deze zaken kan je doormailen naar hallo@stamhoofd.be, daarna zorgen wij voor de aansluiting en activering in jullie account.

Prodedure voor VZW's

Alle documenten invullen en aanleveren

Voor de aansluiting hebben we volgende zaken van jullie nodig:

  1. Een zakelijk bankuittreksel van de rekening van de vereniging (geen privérekening) bij een bank (PDF, geen screenshot). De naam van de vereniging, rekeningnummer, datum (niet ouder dan 3 maanden), banknaam/logo en enkele uitgaven (die dus het bestaan van een vereniging helpen bevestigen) moeten hierop zichtbaar zijn.
  2. Getekende ‘merchant’ overeenkomst.
  3. Ingevuld en getekend UBO-document. Aangezien er bij verenigingen geen aandelen zijn, vul je bij iedereen gewoon een ‘1’ in bij stemrechten (tenzij anders van toepassing). Zorg dat alle belangrijke personen en verantwoordelijken hier zeker in staan (bv. financieel verantwoordelijke, secretaris, voorzitter…).
  4. Een kopie van de identiteitskaart van alle leden die vermeld staan in het UBO-document.
  5. De link naar jullie inschrijvingspagina of webshop (met alle wettelijke informatie in orde, zoals helemaal bovenaan uitgelegd).

Je kan de nodige documenten onderaan downloaden.

Wie moet handtekenen?

Alle bestuurders moeten handtekenen, tenzij anders vermeld staat in jullie statuten (bezorg die dan ook). Stuur het a.u.b. niet door zonder alle handtekeningen, want dan kunnen we niet verder en verlies je enkel tijd.

Doorsturen

Kijk alles eerst goed na. Dat zorgt ervoor dat je aansluiting niet vertraagd wordt en je bespaart er ons veel tijd mee.

  • Zijn alle documenten toegevoegd die hierboven vermeld werden (identiteitskaarten, bankuittreksel...)?
  • (voor webshops): zijn de algemene voorwaarden toegevoegd?
  • Zorg dat alle bestuurders alle documenten ondertekenen. Zijn er te weinig vakken om te tekenen, teken er dan onder.
  • Zorg dat alle foto's en scans van identiteitskaarten goed leesbaar zijn.
  • Vul bij voorkeur de formulieren in via de computer, of schrijf heel verzorgd met drukletters.

Al deze zaken kan je doormailen naar hallo@stamhoofd.be, daarna zorgen wij voor de aansluiting en activering in jullie account.