In Stamhoofd kan je slimme documenten genereren. Daarbij ondersteunen we ook het ingewikkeldere Fiscaal Attest voor kinderopvang (281.86). Hoe je die aanmaakt lees je hier.

Wat zijn deze fiscale attesten?

Ouders krijgen een belastingvermindering op het inschrijvingsgeld voor activiteiten die als 'kinderopvang' gelden voor leden jonger dan 14 jaar (op het moment van de activiteit). Dat gaat meestal om weekends en kampen.

Eén keer per jaar moet je daarom fiscale attesten aanmaken voor het jaar ervoor, en dat ook indienen in Belcotax. Belcotax is een tool van de overheid voor fiscale attesten. Dit is een wettelijke verplichting, en zorgt ervoor dat de belastingvermindering automatisch verschijnt in het automatische voorstel van de overheid. Hierdoor moeten ouders meestal (nadruk op meestal!) zelf de fiscale attesten niet meer ingeven in hun aangifte. In het andere geval kunnen ze de PDF's gebruiken die jullie moeten ter beschikking stellen aan de ouders.

Enkele misverstanden recht zetten:

• Dit is enkel voor leden jonger dan 14 jaar
• Dit is niet voor het lidgeld van het hele jaar of seizoen

Wanneer moet je dit doen en hoe werkt het?

1. In het begin van je werkjaar controleer je alvast of je zeker de rijksregisternummers van leden en ouders jonger dan 15 jaar verzamelt in de instellingen van Stamhoofd (zie stap 1).
2. November - februari: Je maakt je fiscale attesten één keer per jaar aan. De ideale timing is de attesten aanmaken in januari - februari. Je kan ten vroegste de fiscale attesten in Stamhoofd aanmaken vanaf november. Maak ze niet aan voor alle activiteiten zijn afgelopen in dat jaar.
3. In februari dien je de fiscale attesten vervolgens in via Belcotax (de overheid). Je hebt de tijd tot eind februari.

Als je vroeger de gewoonte had om dit tijdens het jaar al aan te maken, dan moet je daarvanaf stappen. De werkwijze in Stamhoofd is efficiënter en vermijdt verwarring bij ouders.

Waarom pas ten vroegste vanaf november (of je laatste activiteit in een jaar)?

• Vermijd verwarring bij leden. Als je in de loop van een jaar al de fiscale attesten aanmaakt voor activiteiten in datzelfde jaar, dan gaan ouders die attesten waarschijnlijk indienen in de aangifte van het foute jaar. Aangezien ouders de tijd hebben tot oktober voor hun belastingaangifte, maken we het pas mogelijk om vanaf november attesten aan te maken.
• Je spaart enorm veel tijd uit door de attesten maar één keer aan te maken. Het is echt een heel gedoe om per activiteit de attesten aan te maken.
• Je kan de attesten toch pas vanaf februari indienen in Belcotax.

Maar wat als ouders al onmiddelijk om de attesten vragen? Leg hen dan uit dat je deze vanaf februari beschikbaar zal stellen in het ledenportaal, voor alle activiteiten van dat jaar samen. Hiervan kan je hen in februari nog eens informeren. Dit is meestal een teken aan de wand dat ouders van plan waren om het in het foute jaar in te dienen 😉

We raden wel aan om de attesten al enkele weken voor je ze indient in Belcotax aan te maken. Dan geef je de ouders nog heel even de kans om ontbrekende gegevens aan te vullen, als die zouden ontbreken. Je kan dan vanaf Stamhoofd e-mails versturen naar documenten die onvolledig zijn om ouders aan te manen om bepaalde informatie aan te vullen.

Hoe kunnen leden de attesten downloaden?

De attesten die je publiceert in Stamhoofd verschijnen automatisch in het ledenportaal. Als er informatie zou ontbreken (bv. rijksregisternummers), zal de ouders gevraagd worden om die info aan te vullen voor ze het attest kunnen downloaden.

Aanmaken van attesten

Stap 1: gegevens verzamelen (begin van je werkjaar)

Voor je de attesten aanmaakt, geef je de ouders de mogelijkheid om ontbrekende gegevens in te vullen en na te kijken via het ledenportaal.

Welke gegevens heb je nodig om het fiscaal attest te kunnen invullen?

• Naam + voornaam
• Rijksregisternummer
• Adres
• Ouder met rijksregisternummer en adres (schuldenaar)
  • Stamhoofd kiest als schuldenaar ofwel de enige ouder van een lid waarbij het rijksregisternummer werd ingevuld, ofwel (indien beide ouders een rijksregisternummer hebben ingevuld) de ouder waarvan het e-mailadres overeenkomt met de persoon die de online betaling heeft uitgevoerd in Stamhoofd, ofwel de eerste ouder.

Stamhoofd helpt je bij het verzamelen van deze gegevens, mits je deze aanvinkt bij Instellingen > Ledenadministratie > Persoonsgegevens van leden.

Zorg dat...

• je het rijksregisternummer zeker verzamelt voor leden jonger dan 15 jaar;
• en dat ouders ook ingeschakeld staat voor niet-volwassen leden.

Stamhoofd zal automatisch het rijksregisternummer van het lid controleren op geboortedatum en controlegetal. Bij de ouder kunnen we enkel het controlegetal controleren. We controleren wel dat ouders niet hetzelfde nummer ingeven als het lid zelf.

Stap 2: document aanmaken (januari - februari in het jaar volgend op alle activiteiten)

Zodra je alle gegevens hebt toegevoegd in Stamhoofd kan je het document aanmaken. Je hoeft dus niet te wachten tot alle ouders de gegevens hebben ingevuld.

Ga in het menu naar 'Meer' → 'Documenten', en kies voor 'Nieuw document'.

Kies voor type 'Fiscaal attest kinderopvang (281.86)'. En vul de gegevens van jouw vereniging aan. Vul ook in welke instantie jullie vereniging erkend heeft (bij vragen daarvoor zie het attest zelf).

Bij ondertekening vul je jouw naam in en jouw functie binnen de vereniging in.

Inschrijvingsgeld

Er worden enkel attesten aangemaakt voor activiteiten die betalend zijn. Als je bepaalde leden korting geeft, en het totaalbedrag zou 0 euro bedragen, dan krijgen zij uiteraard geen attest.

Stamhoofd zal altijd een attest aanmaken ongeacht de betaalstatus (omdat die soms niet correct is).

Omdat er een limiet is van 4 periodes per attest, en het technisch te complex is om die beperkingen bij te houden (en de schuldenaar per activiteit kan verschillen), maakt Stamhoofd altijd één PDF aan per activiteit-inschrijving. Dit is ook overzichtelijker voor jullie. Dit heeft verder geen enkele impact en is perfect toegestaan.

Inschrijvingsgroepen

Elk kamp, weekend, of andere activiteit die in aanmerking komt als 'opvang' moet koppelen aan je attest. Let op dat enkel activiteiten uit het jaar voor de 'aanslag' in aanmerking komen. Voor het aanslagjaar 2027 komen dus enkel activiteiten uit 2026 in aanmerking (kalenderjaar 2026).

Leeftijdsbeperking

Enkel leden jonger of gelijk aan 13 jaar komen in aanmerking (dus jonger dan 14 jaar). Kinderen met een zware handicap komen in aanmerking tot en met 20 jaar.

Stamhoofd houdt automatisch rekening met de leeftijd van het lid op het moment van de activiteit (voor leden die 14 jaar worden in de loop van het jaar komen dus enkel de activiteiten voor die verjaardag in aanmerking).

Handtekening

Je moet een foto van je handtekening toevoegen zodat die op alle attesten kan worden toegevoegd. Hiervoor kan je een online tool gebruiken, dat scheelt je wat scanwerk, bv. https://szimek.github.io/signature_pad/ (daarna exporteren naar png of svg).

Stap 3: nakijken

Na het aanmaken van een document, wordt die aangemaakt als 'Klad'. Het is dus nog voor niemand zichtbaar, en je kan het allemaal nog verwijderen als je iets fout had ingegeven.

Je kan doorklikken om elk individueel aangemaakt document te bekijken. Via rechtermuisknop of (...) kan je een document downloaden om het te bekijken.

Stamhoofd zal aangeven als er documenten onvolledig zijn (bv. er ontbreekt een naam, adres, geboortedatum).

Onvolledige documenten kunnen niet gedownload worden door leden. Maar ze zijn wel zichtbaar zodra je het document publiceert. Als leden dat document zullen proberen downloaden, zal gevraagd worden om hun gegevens eerst aan te vullen. Eénmaal ze dat gedaan hebben, kunnen ze meteen het document downloaden.

Stap 4: publiceren (januari-februari)

Als alles in orde is, kan je publiceren. Nu geef je de leden best nog even de tijd om de gegevens na te kijken.

Sowieso is het handig om alle ouders te verwittigen als de fiscale attesten in het ledenportaal werden toegevoegd. Je kan hiervoor de ingebouwde mail functie gebruiken bij de tabel met alle documenten.

Zo kan je bijvoorbeeld specifiek filteren op alle onvolledige documenten en de ouders vragen om hun gegevens snel in orde te brengen).

Als ze de gegevens willen wijzigen kan men de gegevens zelf nog wijzigen in het ledenportaal. Het document zal dan automatisch aangepast worden (je kan dit later uitzetten). Communiceer best wel dat ze binnen x aantal dagen de gegevens moeten nagekeken hebben.

Stap 5: indienen (februari)

Voor 28 februari van het jaar volgend op de activiteiten moet je alles indienen via Belcotax-on-web, maar doe dit liefst minstens een week op voorhand. Juiste deadlines vind je altijd op de site van de overheid.

1. Kijk alles nog een laatste keer na. Hierna mag je geen wijzigingen meer maken.
2. Schakel 'Automatische gegevens aanpassen' uit.
3. Kies voor 'Exporteren naar XML'
4. Beantwoord de vragen. Als feitelijke vereniging vul je het refertenummer in dat je had aangevraagd bij Belcotax (zie boven).
5. Er wordt nu een XML document gedownload. Stamhoofd zal alle documenten een uniek oplopend nummer geven (je kan die zien door een document open te klikken of door het kolom nummer zichtbaar te maken). Dit is noodzakelijk voor Belcotax, maar staat niet op de documenten zelf. Als je later foutmeldingen krijgt, zal Belcotax altijd dit nummer vermelden, en op die manier kan je het oorspronkelijke document terugvinden.
6. Nu moet je het XML bestand omzetten in een BOW bestand via de validatiemodule van Belcotax. Die kan je hier downloaden. Hiervoor heb je Java nodig. Wij bieden geen ondersteuning bij het openen van dit programma, voor vragen kan je opnieuw bij Belcotax zelf terecht en in hun handleiding. Bij het omzetten moet je erop letten dat het nog altijd mogelijk is dat je foutmeldingen krijgt. Bv. als één van de leden een ongeldig rijksregisternummer heeft opgegeven, of als de postcode ongeldig is... Zo is er ook een absurd maximum van 28 tekens op de lengte van de naam van jouw vereniging, om maar iets te noemen. In die gevallen kan je de documenten nog corrigeren en daarna opnieuw de XML exporteren.

7. Het uiteindelijke BOW bestand dat uit de validatiemodule kwam kan je in Belcotax zelf uploaden en insturen (zie documentatie).

Het kan ook zijn dat je document opgeladen is, maar nog niet verwerkt. Dan kan je later nog altijd foutmeldingen doorgestuurd krijgen via email (op het emailadres dat je had ingegeven). Je krijgt altijd een bevestiging van goede ontvangst als het gelukt is (na 48 uur), dus als je niets krijgt, is er mogelijks iets mis. Contacteer in dat geval niet ons, maar Belcotax, wij kunnen hier niet bij helpen.

Je kan ook waarschuwingen krijgen. Bijvoorbeeld dat het rijksregisternummer bij een lid ontbreekt. Die kan je meestal negeren, maar kijk ze even na.

Krijg je een foutmelding waar je écht niet aan uit kan, en waarvan je eerst zelf hebt onderzocht dat het niet aan een fout document ligt? Dan kan je ons contacteren via hallo@stamhoofd.be.