“Altijd maar controleren of mensen wel echt betaald hebben, dat kon efficiënter”

— Milan Peeters, voorzitter van Zwemclub Klein-Brabant

Op zijn 25ste is Milan Peeters al voorzitter én drijvende kracht achter Zwemclub Klein-Brabant in Bornem. De club ontstond in 2024 na het stopzetten van de vorige vereniging. “Toen iedereen zich afvroeg wie het ging verderzetten, dacht ik: Als iedereen achter mij staat, dan wil ik dat wel doen. Zo zijn we met een 8-tal mensen opnieuw begonnen.” Intussen groeide de club uit tot een vaste waarde voor kinderen en volwassenen.

Milan combineert lesgeven met administratie, communicatie en financiën. “Het gehele reilen en zeilen van de zwemclub komt bij mij terecht. Mails, telefoontjes, WhatsAppjes, betalingen, sponsors… noem maar op.” zegt hij. “Ik probeer zichtbaar te blijven in het zwembad, maar ben vooral met administratie bezig.”

“Dat was administratief bijna niet meer bij te houden”

“In het begin deden we alles via Google Forms. Mensen vulden een formulier in, en dat kwam automatisch in Excel terecht. Maar dan begon het pas: controleren wie betaald had.” Dat moest allemaal ook wel kloppen en ingevoerd worden. “Door alle verschillende bedragen en het grote assortiment, was dat administratief bijna niet meer bij te houden. Altijd maar controleren of mensen wel echt betaald hebben, dat kon efficiënter.”

Van Google Forms naar Stamhoofd

Milan ging op zoek naar een platform dat niet alleen zijn administratieve problemen zou oplossen, maar ook zou passen bij zijn visie voor de club. "Ik heb een aantal tools opgezocht en ik ben bij Stamhoofd terecht gekomen," vertelt hij. “Voor mij sprong meteen de layout in het oog. Als je op onze website doorklikt naar inschrijven, dan sluit het naadloos aan. Dat vind ik superbelangrijk: het oogt professioneel én duidelijk voor ouders en leden. De betalingen en inschrijvingen gaan heel vlot, en ook de kosten zijn heel redelijk.”

Achteraf sprak ook de app en de flexibiliteit hem aan. “Je moet niets coderen, je kan zelf veel instellen. Er is heel veel mogelijk, maar het instellen gaat wel allemaal heel vlot.”

Betrouwbaarheid en klantvriendelijkheid

“Wat ik persoonlijk zeer waardeer, is de klantvriendelijkheid. Ook al lijkt een vraag dom, ik kan gewoon mailen en krijg een duidelijk en snel antwoord. Voor iemand zoals ik, een leek in de computerwereld, is dat heel gemakkelijk.”

“Wat ik ook heel tof vind, is dat jullie zelf zichtbaar zijn en ook persoonlijk reageren op e-mails. Dat geeft echt een gevoel van betrouwbaarheid.”

“Laat alles automatisch verlopen: dat oogt professioneel en spaart enorm veel werk uit.”

“Voor een club is automatisering echt cruciaal,” benadrukt Milan. Vooral de koppeling tussen betalingen en inschrijvingen maakt een groot verschil. “De automatische bevestigingsmails zijn een absolute must. Mensen verwachten direct bevestiging als hun inschrijving in orde is, en vroeger kreeg ik bezorgde berichten als dat uitbleef.”

Dankzij Stamhoofd gebeurt dat nu automatisch. “Zonder die automatisering zou ik alles handmatig moeten doen.”

“Hoe groter je vereniging wordt, hoe sneller je kopje onder gaat als je alles zelf wilt doen. Laat alles automatisch verlopen: dat oogt professioneel en spaart enorm veel werk uit. Voor ons heeft Stamhoofd daar echt het verschil gemaakt.”