Vanaf nu kan je eenvoudig contacten vanuit Stamhoofd synchroniseren met Mailchimp! Van leden en ouders tot bestellers van je webshops. Zo kan je makkelijk nieuwsbrieven versturen, zonder telkens e-mailadressen te moeten exporteren en importeren.

Jij kiest welke contacten je synchroniseert. Synchroniseer al je leden in één keer, of selecteer enkel bepaalde groepen of leden. Ook bestellers van je webshops kan je rechtstreeks toevoegen aan Mailchimp.

Dankzij automatische tags kan je in Mailchimp makkelijk onderscheid maken tussen je contacten. Zo stuur je bijvoorbeeld een nieuwsbrief naar alle ouders van de Welpen, of een uitnodiging naar iedereen die iets bestelde tijdens je vorige wafelverkoop.

Vraag toestemming voor je nieuwsbrief

Je kan voortaan ook in je inschrijvingsformulier vragen of leden en ouders je nieuwsbrief willen ontvangen. Koppel die vraag aan Mailchimp en Stamhoofd zorgt ervoor dat enkel contacten met toestemming worden gesynchroniseerd. Verandert iemand later van gedachten? Dan wordt dat bij een volgende volledige synchronisatie ook verwerkt.

Jij houdt de controle

Voor elke synchronisatie krijg je een overzicht van welke contacten worden toegevoegd of overgeslagen. Je bepaalt zelf wanneer je synchroniseert en kan achteraf controleren wat er precies gebeurd is. Bestaande uitschrijvingen in Mailchimp worden altijd gerespecteerd.

Aan de slag

Je kan de koppeling inschakelen via Instellingen > Experimenten > Mailchimp-koppeling.

Lees hoe je Mailchimp koppelt aan Stamhoofd

Deze update maakt het beheer van fiscale attesten opnieuw een stuk eenvoudiger, zowel voor verenigingen als voor ouders. ✨

• Ondersteuning voor co-ouderschap
  Fiscale attesten kunnen nu automatisch opgesplitst worden tussen beide ouders.
• Hogere leeftijdslimiet bij een zware handicap
  Voor leden met een zware handicap kan de leeftijdslimiet verhoogd worden tot 21 jaar. Enkel beheerders kunnen dit per lid aanpassen.
• Duidelijkere keuze van de schuldenaar
  De interface om de schuldenaar voor een fiscaal attest te kiezen is vereenvoudigd. Rijksregisternummers worden voortaan op één centrale plek tijdens de inschrijving verzameld, en alleen bij de schuldenaar(s) waarvoor ze nodig zijn.
• Minder instellingen, meer automatisatie
  Vanaf nu volstaat het om in Stamhoofd aan te duiden dat je alle gegevens voor fiscale attesten nodig hebt. Stamhoofd bepaalt vervolgens automatisch voor welke leden en ouders een rijksregisternummer moet worden opgevraagd.Daarbij houden we rekening met historische inschrijvingen en met een eventueel verhoogde leeftijdslimiet van een lid.

Wil je los daarvan ook het rijksregisternummer van oudere leden verzamelen? Dat kan voortaan zonder automatisch ook rijksregisternummers van ouders op te vragen.

Lees de vernieuwde gids na

En er komt nog meer aan

Hou je klaar voor februari 2027: ook de manier waarop fiscale attesten worden ingediend, verandert grondig.

Belcotax krijgt een volledige makeover en een groter deel van het proces zal automatisch verlopen. Dat moet verenigingen heel wat werk en administratieve rompslomp besparen. 🥂

Tot nu toe gaf je beheerders automatisch toegang tot activiteiten via inschrijvingsgroepen: toegang tot een inschrijvingsgroep betekende ook toegang tot alle activiteiten van die groep.

Voor bijzondere activiteiten (zoals activiteiten voor iedereen of gedeelde activiteiten) was dat niet altijd flexibel genoeg.

Dat is nu veranderd. 🎉

Naast de bestaande automatische toegangsrechten kan je voortaan ook manueel bepalen tot welke activiteiten een beheerder toegang krijgt.

Lees in onze nieuwe gids hoe je toegang tot activiteiten instelt

Daarnaast kan je beheerders zonder volledige toegangsrechten nu ook toegang geven tot specifieke inschrijvingsgroepen of categorieën uit andere werkjaren. 🥂

Voor sommige producten die je verkoopt heb je gewoon meer dan één foto nodig. Dat kan vanaf nu. Voeg meer dan één afbeelding toe, en bezoekers kunnen makkelijk tussen alle afbeeldingen wisselen.

Wil je testen waartoe een andere beheerder toegang heeft? Of wil je kijken hoe iets eruitziet als een lid zodat je betere instructies kan geven? Vanaf nu kan je inloggen als een andere gebruiker.

Klik met je rechtermuisknop op een account van een lid en kies 'Inloggen als deze gebruiker', of open een beheerder en klik daar onderaan op 'Inloggen als deze beheerder'. Hierna krijg je een tijdelijke link die je in een privétabblad of incognitotabblad kan gebruiken.

Hiermee kan je de rechten van je vereniging makkelijker afstemmen op je behoeften.

Deze actie is enkel beschikbaar voor hoofdbeherders. Alle acties die je verricht terwijl je ingelogd bent als een andere gebruiker, worden toegewezen aan jezelf in het logboek, niet aan de gebruiker waarop je inlogt. Het is dus niet mogelijk om het logboek te omzeilen of meer rechten te verwerven.

Het was theoretisch al mogelijk, maar de look-and-feel van je webshop sloot vaak niet echt aan bij een geldinzameling. Vanaf nu kan je een doelbedrag toevoegen aan je webshop en het reeds verzamelde bedrag vermelden op de webshop. Zo krijg je een echte crowdfunding.

Daarnaast is het vanaf nu mogelijk om artikels toe te voegen aan je webshop waarvoor supporters zelf kiezen hoeveel ze willen betalen. Je kan dit combineren met een lijst van suggesties (wat we aanraden om keuzestress te verminderen) door meerdere prijskeuzes toe te voegen aan een artikel met de laatste als 'Ander bedrag kiezen'.

Instellen kan door als webshop type 'donaties of inzameling' te selecteren (kan je wijzigen via Algemeen). Vervolgens kan je onder 'Personalisatie' > 'Doelbedrag en vooruitgang', een doelbedrag instellen.

Een wachtwoord is soms niet genoeg om je account te beveiligen, vooral als er onveilige of hergebruikte wachtwoorden gebruikt worden. Daarom kun je je Stamhoofd-account vanaf nu extra beschermen met tweestapsverificatie. Zo blijft je account, en bijgevolg de gegevens van je vereniging, veilig, zelfs wanneer je wachtwoord onbedoeld in verkeerde handen terechtkomt of je e-mailadres wordt gehackt.

We rollen deze functie initieel uit met ondersteuning voor authenticator apps (TOTP-codes), en zullen dit in een latere fase ook uitbreiden met ondersteuning voor Passkeys en beveiligingssleutels.

Als beheerder van je vereniging kan je tweestapsverificatie verplicht maken voor alle beheerders in je vereniging. Op die manier voorkom je dat de gegevens van je vereniging in gevaar zijn door één onvoorzichtige beheerder.

Samen met deze update voorzien we ook nog twee andere veiligheidsaanpassingen:

• Het is vanaf nu zichtbaar wanneer een beheerder het laatst actief was: zo kan je inactieve beheerders verwijderen.
• Via één knop kan je alle beheerders tegelijk uitloggen. Handig in geval je vermoedt dat het toestel of e-mailadres van een beheerder werd gehackt.

We staan niet stil. De afgelopen weken hebben we reeds 125 problemen of onhandigheden die werden gemeldt verholpen, waarvoor dank. Aarzel zeker niet om onhandigheden en problemen te blijven melden: we doen echt ons best om legitieme bezorgdheden op te lossen.

✨ Nieuw

• Nieuwe ingebouwde gegevens in webshops voor geboortedatum, adres en gender (standaard allemaal uit). In de toekomst willen we dit verder verhuizen richting individuele tickets zodat je makkelijker gegevens per deelnemer kan verzamelen in plaats van per bestelling.
• Bekijk alle individuele aanrekeningen in de boekhoudmodule.
• Je kan een lid nu ook makkelijk inschrijven voor een activiteit via de '+'-knop in het lidoverzicht. Je hoeft niet langer eerst naar de activiteit te gaan. Dit geldt zowel voor beheerders als voor leden zelf.
• UiTPAS-kansentarieven op webshops zijn nu klaar voor gebruik. Lees de gids om ermee te starten.
• Stel een standaardtaal in voor je webshops. Vertalingen hebben we nog niet volledig gelanceerd, maar je kan alvast een meer internationale webshop in het Engels beschikbaar stellen in plaats van het Nederlands.
• Alle tarieven en keuzemenu's van inschrijvingsgroepen zijn nu zichtbaar op de overzichtspagina in het ledenportaal voordat leden inloggen.
• Geef leden zonder bestaande inschrijving ook toegang om in te schrijven voor activiteiten (nieuwe optie).
• Blokkeer dat ouders/leden nieuwe leden kunnen aanmaken in het systeem (via experimenten)
• Importeer leden zonder hen in te schrijven in een groep
• Aanrekeningen dupliceren via je rechtermuisknop
• Ondersteuning voor refunds via Mollie (Stripe voorlopig nog niet)
• Inschrijvingsgroepen en leden verplaatsen tussen werkjaren
• Sorteren op laatste inschrijving van leden

🎨 Verbeteringen

• We hebben het aantal kliks die je nodig hebt om een nieuw lid in te schrijven of uit te schrijven als beheerder drastisch verminderd. Je kan nu ook zoeken in een lijst met alle inschrijvingen.
• Mogelijk om vergrendelde documenten terug te ontgrendelen
• Blokkeren dat een lid zijn geboortedatum of naam drastisch kan wijzigen
• Betalingen filteren op wachtlijst, leeftijdsgroep en activiteiten
• Export van betalingen bevat terug alle nodige informatie zoals vroeger
• Bedragen met BTW tot 3 cijfers na de komma worden visueel maar tot 2 cijfers na de komma getoond om verwarring met duizendtallen te voorkomen.
• Het werkjaar is zichtbaar bij alle aanrekeningen voor inschrijvingen, om duidelijker het verschil te zien tussen een aanrekening van een inschrijving van vorig jaar en het huidige werkjaar.
• Nettere weergave van de laatste 4 cijfers van elke IBAN-rekening. Daarnaast wordt de eigenaar van een rekening bij een betaling nu wel getoond als we geen rekeninginformatie hebben.
• Bestellingen worden nu standaard gesorteerd van nieuw naar oud
• Het activiteiten-tabblad wordt verborgen in het ledenportaal voor verenigingen die geen activiteiten hebben

🐛 Verholpen problemen

• Problemen bij het inloggen van sommige beheerders: hierdoor leek het ten onrechte alsof beheerders hun rechten waren verloren
• Sommige vragenlijsten werden twee keer getoond in het ledenportaal (hoewel alles al was ingevuld).
• Probleem bij het berekenen van productkortingen op webshops
• Probleem met berekening van de bundelkortingen als je leden inschrijft in een niet-actief werkjaar
• Niet alle groepen werden overgezet naar je nieuw werkjaar als je wachtlijsten had.
• Bij het onderdeel 'Wie?' van een inschrijvingsgroep in het ledenportaal (wie kan inschrijven voor een specifieke inschrijvingsgroep), waren inschrijvingsgroepen uit vorige werkjaren enkel zichtbaar als 'onbekend'.
• Het rechtermuisknopmenu voor sorteren en kolommen bleef soms vastzitten waardoor je de pagina moest herladen
• Sommige beheerders hadden (foutief) geen toegang tot het tabblad 'Rekening' en kregen een foutmelding.
• Inschrijvingen van proefperiodes waren in sommige gevallen niet zichtbaar
• De EN/OF-filterknoppen werden soms bedekt door de achtergrond als je er met je muis over ging waardoor je er niet makkelijk op kon klikken.
• Filteren op een lege kortingscode in een webshop werkt terug correct.
• De navigatie tussen vorige en volgende webshopbestellingen verloopt zonder rare animatie
• Bij het wisselen tussen werkjaren bleef je soms de tabel met leden uit het vorige werkjaar zien tot je de pagina herlaadde.
• Een beheerder kon zijn toegangsrechten verliezen als een andere beheerder zijn e-mailadres wijzigde (en verifiërde) naar dat van een andere beheerder.
• De sorteerrichting van tabellen werd niet opgeslagen bij het aanpassen via het contextmenu
• 'Laatst gesynchroniseerd' bij Scouts & Gidsen Vlaanderen-synchronisatie werd niet opgeslagen
• Nog tal van andere cosmetische probleempjes

🔭 Op onze radar

• Er is een zeldzaam probleem waarbij je soms teruggestuurd wordt naar Google of een leeg tabblad als je op Stamhoofd je vereniging aanklikt. Als tijdelijke oplossing kan je je browser cache wissen of een incognito- of privétabblad gebruiken.
• Makkelijker maken om toegang te geven tot bepaalde activiteiten aan andere beheerders

Meldingen blijven steeds welkom via hallo@stamhoofd.be

Soms probeert een ouder of lid zich in te schrijven met een e-mailadres dat nog niet gekend is in Stamhoofd, terwijl het lid zelf al wel bestaat in het systeem. Tot nu toe kon dat leiden tot een foutmelding: om veiligheidsredenen konden we niet zomaar toegang geven tot bestaande ledengegevens.

Dat zorgde voor frustraties. Leden konden hun inschrijving niet afronden, en verenigingen moesten vele e-mails beantwoorden.

Daarom introduceren we beveiligingscodes. Daarmee kunnen ouders en leden voortaan zelf aantonen dat ze toegang mogen krijgen tot een bestaand lid, zonder hulp.

We maakten een uitgebreide gids met meer informatie hier. Neem die zeker even door.

De afgelopen twee weken kregen we enorm waardevolle feedback van jullie, waarvoor dank! Dankzij jullie konden we heel wat kleine verbeteringen doorvoeren en ongemakken oplossen. Merk je zelf nog iets dat beter kan? Laat het ons zeker weten via hallo@stamhoofd.be

We hebben ook een specifiek probleem opgelost bij volwassen leden zonder eigen e-mailadres. Soms stond het juiste e-mailadres wel bij hun 'ouders' ingesteld, maar hadden die ouders standaard geen toegang tot het lid (dit is standaard uitgeschakeld voor volwassen leden maar kan je wijzigen). Vanaf nu detecteren we dit speciale geval automatisch, zodat deze leden gewoon kunnen inschrijven.

Vanaf vandaag heeft iedereen toegang tot de nieuwe functionaliteiten van de zomerupdate. Vooral de ledenadministratie kreeg een grote update. Ook voor de webshops plannen we nog handige verbeteringen in de toekomst.

We iedereen aan die de ledenadministratie gebruikt om de onderstaande gids zeker eens door te nemen. Dan weet je zeker dat alles goed staat voor je volgende inschrijvingen.

Heb je vragen bij deze update, vind je iets niet terug? Aarzel zeker niet om ons te contacteren. Via hallo@stamhoofd.be proberen we je spoedig verder te helpen. We doen ons best om eventuele onduidelijkheden ook snel in onze documentatie aan te vullen.