Overschakelen op Stamhoofd midden in een werkjaar

Schakel je van papieren inschrijvingen of een ander systeem over naar Stamhoofd midden in je werkjaar? Dan is deze gids voor jou.


In een ideaal scenario schrijft elk lid of ouder zichzelf in. Dat doen ze via jullie persoonlijke inschrijvingspagina, en daarop maken ze eerst een account aan of loggen ze in. Aangezien we nu midden in een werkjaar zitten, kan je niet zomaar vragen aan al je leden om opnieuw in te schrijven. Dat is ook nogal vreemd, want de meeste zullen waarschijnlijk ook al betaald hebben.

Gelukkig is er een oplossing. Die bestaat uit drie stappen.

1. Maak de nodige inschrijvingsgroepen aan

In Stamhoofd kan je leden onderverdelen in verschillende inschrijvingsgroepen en categorieën. Een lid kan in sommige situaties in meerdere groepen ingeschreven zijn.

Per groep werken we met inschrijvingsperiodes. Als je dus aan een nieuw werkjaar begint, dan start je eigenlijk een nieuwe inschrijvingsperiode. Dat zorgt ervoor dat je niet telkens een nieuwe groep hoeft aan te maken, en je kan snel terugkeren in de geschiedenis van je leden om bijvoorbeeld een herinneringsmail te versturen om opnieuw in te schrijven.

Als je net een vereniging op Stamhoofd hebt aangemaakt, zal je in sommige situaties al een suggestie te zien krijgen van mogelijke inschrijvingsgroepen en categorieën. Kijk die best al eens na en zorg dat alles juist is ingevuld (bijvoorbeeld de inschrijvingsperiode, leeftijd, geslacht...). Maak indien nodig zelf alle juiste inschrijvingsgroepen/leeftijdsgroepen/lessen/kampen/weekends aan.

Inschrijvingsgroep aanmaken

2. Leden importeren vanaf Excel

Normaal zal je ergens een ledenlijst hebben staan in Excel of kan je die in jouw huidige systeem exporteren. Probeer die Excel een beetje mooi te structureren zodat alles is ingevuld en er geen fouten in staan. Daarna kan je deze uploaden in Stamhoofd via Instellingen Leden importeren.

Voor elke kolom uit jouw Excel moet je in Stamhoofd aangeven met welk veld die overeen komt. Als je merkt dat er een bepaalde kolom in Stamhoofd een andere structuur heeft, pas je best je Excel bestand wat aan. We kunnen bijvoorbeeld een volledig adres niet uit elkaar halen. Je zet best zelf de straat, gemeente en postcode apart.

Volgende kolommen zijn alvast interessant:

  • Voeg eventueel een kolom in met de groep van het lid. Daarin zet je dan dezelfde naam van de inschrijvingsgroep die je in Stamhoofd had aangemaakt.
  • Je kan ook een kolom toevoegen 'Betaald', met daarin Ja/Nee om bij te houden of een lid al betaald had of niet. Op die manier komt die informatie mee in het systeem.
  • Neem zeker eens een kijkje naar alle andere kolommen in de lijst. Als er zaken ontbreken mag je ons daarvoor ook altijd contacteren (hallo@stamhoofd.be)

Eenmaal je alle kolommen hebt kunnen koppelen, zal je in de volgende stap eventueel nog wat extra informatie moeten aanvullen. Zo kan je bijvoorbeeld ook leden importeren van een vorig werkjaar (dat is vooral interssant als je in het begin van je werkjaar begint met Stamhoofd). Dan zullen de leden nog niet echt ingeschreven zijn, maar ze zullen zichtbaar zijn als je doorklikt naar de vorige inschrijvingsperiode.

Leden importeren vanaf Excel

3. Uitnodigingsmail met ‘magische’ knop

Eén van de belangrijkste stappen is dat je alle leden die je net hebt geïmporteerd een e-mail stuurt via Stamhoofd zelf. Als je dat doet, kan je onderaan de e-mail een magische knop toevoegen. Leden en/of ouders die de e-mail ontvangen kunnen dan via die knop automatisch een account aanmaken. Dat account is dan automatisch gelinkt met de leden die je had geïmporteerd. Waarom is dit zo belangrijk? Als leden/ouders registreren op een e-mailadres dat niet in het systeem gekend is, dan zullen ze het lid niet gekoppeld hebben. Bijgevolg is de kans groot dat ze gewoon opnieuw een nieuw lid inschrijven, met alle gevolgen van dien: een lid dat dubbel in jullie administratie zit en een dubbele betaling.

Zo kan je bijvoorbeeld een e-mail sturen met de vraag om alle gegevens nog eens opnieuw na te kijken. Op die manier maken de leden/ouders meteen een account aan voor later.

Als je activiteiten organiseert voor leden, waarvoor ze moeten inschrijven, raden we aan om nog geen link te delen naar de inschrijvingspagina tot de start van het volgende werkjaar (bv. op sociale media of jullie website). Werk dan enkel met de uitnodigingsmail en verwijs dan naar de e-mail in je communicatie op sociale media en je website. Je kan gerust de uitnodigingsmail nog een keer versturen. De knop in de e-mail vervalt niet.

Stap je over van een ander systeem waarbij ouders al een account hadden? Maak dan goed duidelijk in je communicatie dat het hier om nieuwe accounts gaat en een nieuw systeem.

uitnodigingsmail versturen

Niet vergeten: checklist

Hieronder nog enkele zaken die je best nakijkt voor je met inschrijvingen begint.