Overgang naar nieuw werkjaar

Je hebt nu Stamhoofd een jaartje/semester gebruikt en het is tijd dat leden zich opnieuw inschrijven voor een nieuw werkjaar.


Stamhoofd werkt met inschrijvingsperiodes om verschillende werkjaren van elkaar af te splitsen. Daarbij kan je later altijd heen en weer gaan tussen de inschrijvingsperiodes, zodat je oude leden ook kan contacteren (uiteraard in overeenstemming met jullie eigen privacyvoorwaarden). Als je op het einde van het werkjaar wilt dat alle leden zich opnieuw inschrijven, dan kan je deze functie dus gebruiken.


Hoe start je een nieuw werkjaar?

  1. Ga naar één van je inschrijvinsgroepen waarvoor je een nieuw werkjaar wilt starten (meestal wil je een nieuw werkjaar starten voor alle inschrijvingsgroepen tergelijk, maar dat kan in de volgende stap).
  2. De inschrijvingsgroep die je had gekozen moet minstens één lid bevatten.
  3. Onderaan de lijst met alle leden staan er twee knoppen: Begin nieuwe inschrijvingsperiode

Met de eerste knop kan je de leden van eerdere werkjaren.inschrijvingsperiodes bekijken. Met de tweede knop start je een nieuwe inschrijvingsperiode.

  1. Druk op de knop "Begin nieuwe inschrijvingsperiode".
  2. Lees de informatie nog eens na en vink alle inschrijvingsgroepen aan die je samen naar het volgende werkjaar wilt overzetten.
  3. Bevestig door de klikken op "Nieuwe inschrijvingsperiode".
  4. Herlaad de pagina / app.

Je zal zien dat er nu geen leden meer zijn ingeschreven in alle inschrijvinsgroepen die je had geselecteerd. Je kan de oude leden wel nog steeds bekijken door onderaan de knop "Vorige inschrijvingsperiode" te gebruiken.


Wat gebeurt er met de betaling?

Je betaalt nooit voor oude leden in Stamhoofd. Die kan je dus gerust laten staan. Zodra je een nieuwe inschrijvingsperiode start, krijg je die plaatsen terug vrij in je abonnement. Als er daarna nieuwe leden inschrijven zullen eerst die plaatsen opgevuld worden voor je terug plaatsen moet bijkopen.


Wat met de privacy van oude leden?

In jouw eigen privacyvoorwaarden bepaal je zelf hoe lang de de gegevens van leden bijhoudt. Maar in principe is het aan te raden om toch alle gegevens te verwijderen die je niet meer nodig hebt van gestopte leden. Selecteer die leden daarvoor in Stamhoofd en gebruik het pijltje naast 'E-mailen' om bijvoorbeeld alles behalve de contactgegevens te verwijderen, de leden volledig te verwijderen of enkel hun naam te behouden.