Overgang naar nieuw werkjaar

Je hebt nu Stamhoofd een jaartje/semester gebruikt en het is tijd dat leden zich opnieuw inschrijven voor een nieuw werkjaar.


Stamhoofd werkt met inschrijvingsperiodes om verschillende werkjaren van elkaar af te splitsen. Daarbij kan je later altijd heen en weer gaan tussen de inschrijvingsperiodes, zodat je oude leden ook kan contacteren (uiteraard in overeenstemming met jullie eigen privacyvoorwaarden). Als je op het einde van het werkjaar wilt dat alle leden zich opnieuw inschrijven, dan kan je deze functie dus gebruiken.


Hoe start je een nieuw werkjaar?

  1. Ga naar één van je inschrijvinsgroepen waarvoor je een nieuw werkjaar wilt starten (meestal wil je een nieuw werkjaar starten voor alle inschrijvingsgroepen tergelijk, maar dat kan in de volgende stap).
  2. De inschrijvingsgroep die je had gekozen moet minstens één lid bevatten.
  3. Onderaan de lijst met alle leden staan er twee knoppen: Begin nieuwe inschrijvingsperiode

Met de eerste knop kan je de leden van eerdere werkjaren.inschrijvingsperiodes bekijken. Met de tweede knop start je een nieuwe inschrijvingsperiode.

  1. Druk op de knop "Begin nieuwe inschrijvingsperiode".
  2. Lees de informatie nog eens na en vink alle inschrijvingsgroepen aan die je samen naar het volgende werkjaar wilt overzetten.
  3. Bevestig door de klikken op "Nieuwe inschrijvingsperiode".
  4. Herlaad de pagina / app.
  5. Kijk eventueel nog de data en instellingen van de inschrijvingsgroepen na zodat alles zeker juist staat ingesteld.

Je zal zien dat er nu geen leden meer zijn ingeschreven in alle inschrijvinsgroepen die je had geselecteerd. Je kan de oude leden wel nog steeds bekijken door onderaan de knop "Vorige inschrijvingsperiode" te gebruiken.

De leden moeten nu naar jullie inschrijvingspagina gaan om zich opnieuw in te schrijven voor het nieuwe werkjaar. Daarbij kunnen ze alle gegevens nog eens nakijken (ze hoeven niet alle gegevens opnieuw in te geven tenzij ze een nieuw account aanmaken, wat we afraden) en krijgen zo de nodige betaalinstructies. Je stuurt dus best nog even een e-mail via Stamhoofd naar alle oude leden met onderaan de 'magische' knop zodat ze gemakkelijk opnieuw kunnen inloggen om in te schrijven. Als leden/ouders op de 'magische' knop duwen onderaan de e-mail, gaan ze automatisch naar jullie inschrijvingspagina en (als ze niet meer ingelogd zijn) is hun juiste e-mailadres al automatisch ingevuld (daardoor kunnen ze niet per ongeluk hun e-mailadres vergeten zijn).


Wat gebeurt er met de betaling?

Je betaalt nooit voor oude leden in Stamhoofd. Die kan je dus gerust laten staan. Zodra je een nieuwe inschrijvingsperiode start, krijg je die plaatsen terug vrij in je abonnement. Als er daarna nieuwe leden inschrijven zullen eerst die plaatsen opgevuld worden voor je terug plaatsen moet bijkopen.


Wat met de privacy van oude leden?

In jouw eigen privacyvoorwaarden bepaal je zelf hoe lang de de gegevens van leden bijhoudt. Maar in principe is het aan te raden om toch alle gegevens te verwijderen die je niet meer nodig hebt van gestopte leden. Selecteer die leden daarvoor in Stamhoofd en gebruik het pijltje naast 'E-mailen' om bijvoorbeeld alles behalve de contactgegevens te verwijderen, de leden volledig te verwijderen of enkel hun naam te behouden.


Scouts & Gidsen Vlaanderen: wat met de groepsadministratie?

Als je in Stamhoofd een nieuw werkjaar hebt gestart, hoef je niet meteen te synchroniseren met de groepsadministratie. Maar zodra er bijvoorbeeld een nieuw lid is bijgekomen, dan synchroniseer je best wel al. Maar opgelet! Voor het schrappen van leden wacht je best tot net voor 15 oktober (de deadline om de groepsadministratie in orde te hebben). Stamhoofd vraagt dit zelf indien hij ziet dat er leden in de groepsadministratie staan die nog niet zijn ingeschreven op Stamhoofd (dus je kan het schrappen zelf uitstellen). Nadat je uiteindelijk alle gestopte leden hebt geschrapt bij het synchroniseren (net voor 15 oktober), breng je best nog een bezoekje aan de groepsadministratie om daar aan te vinken dat alles in orde is gebracht. Op die manier hebben leden toch nog de tijd tot 15 oktober om hun inschrijving te verlengen voor je ze gaat schrappen in de groepadministratie. Je ontvangt geen factuur van Scouts & Gidsen Vlaanderen voor de leden die dan gestopt zijn.

Daarnaast let je ook best op dat je alle leiding en vrijwilligers zelf juist zet in de groepadministratie voor 15 september (andere deadline!). Afhankelijk van hoe je met Stamhoofd werkt zitten die niet allemaal in Stamhoofd en moet je de functies juist instellen in de groepsadministratie zelf.