Online inschrijvingen voor kampen en weekends

Alle handige info en tips die je nodig hebt om het inschrijvingssysteem voor kampen/weekends af te stellen.


1. Zorg dat alle leden in het systeem zitten

Als je Stamhoofd voor het eerst gebruikt

Wat Stamhoofd handig maakt, is dat je inschrijvingen voor verschillende inschrijvingsgroepen (dat is de algemene benaming voor bijvoorbeeld een leeftijdsgroep, een kamp of een weekend) aan elkaar gelinkt kunnen worden. Dat zorgt ervoor dat je bijvoorbeeld een kamp kan aanmaken en de inschrijvingen voor dat kamp enkel kan openzetten voor leden die al ingeschreven zijn bij een bepaalde leeftijdsgroep.

Voor je dus begint met de kampen en weekends aan te maken in Stamhoofd, is het erg aan te bevelen om alle bestaande leden eerst te importeren. Daarvoor maak je eerst alle normale leeftijdsgroepen aan. Vervolgens kan je via instellingen een Excel of CSV bestand importeren.

Je kan er ook voor kiezen om toch niet alle leden te importeren. In dat geval werk je tot het einde van je werkjaar zonder dat alle leden in het systeem zitten. Enkel de leden die al hadden ingeschreven voor kamp of weekend zitten dan in het systeem. Het nadeel is dat je dan niet optimaal gebruik kan maken van alle functionaliteiten. Dit is eerder een oplossing die je kan kiezen als het werkjaar bijna ten einde is voor je op kamp vertrekt. We raden dit niet echt aan.

Meer info over overschakelen

Je maakte al gebruik van Stamhoofd voor de inschrijvingen

Normaal gezien zijn alle leden al ingeschreven en zitten ze dus al in het systeem! Geweldig. Dat maakt het allemaal wat eenvoudiger.


2. De kampen/weekends aanmaken

Categorieën gebruiken

In de instellingen van Stamhoofd kan je onder 'Inschrijvingen' op 'Inschrijvingsgroepen' klikken. Eenmaal je daarop hebt geklikt krijg je een overzicht van alle categorieën die je momenteel hebt. Zo zou je bijvoorbeeld alle leeftijdsgroepen kunnen groeperen in een categorie. Voor kampen en weekends is het ook erg handig, en zelfs aan te bevelen, om ze op te delen in een aparte categorie.

  • Je kan het aantal inschrijvingen van een lid per categorie beperken tot één. Een lid kan dan bijvoorbeeld niet inschrijven voor twee leeftijdsgroepen, of twee kampen.
  • Als je het aantal inschrijvingen beperkt tot één kan je korting voor broers/zussen geven over verschillende inschrijvingsgroepen heen. Het is dan wel noodzakelijk dat je bij die categorie aanzet dat je maar voor één inschrijvingsgroep kan inschrijven, anders is het voor ons onmogelijk om de korting over verschillende kampen/weekends toe te passen.
  • Je kan een categorie enkel zichtbaar maken voor beheerders (dan kunnen enkel beheerders bestaande leden verplaatsen of inschrijven in die verborgen categorie)
  • Je kan bepaalde beheerders toegang geven om zelf inschrijvingsgroepen aan te maken in een categorie. Dat is ideaal om het werk van hoofdbeheerders te verlichten. Een hoofdbeheerder kan dan de categorie 'Weekends' aanmaken, en daarna kunnen de verantwoordelijken van elke leeftijsgroep bijvoorbeeld zelf alle weekends toevoegen.
  • De categorie is ook zichtbaar voor leden bij het inschrijven, dus het verbetert ook de structuur

Inschrijvingsgroep juist configureren

Eénmaal je dus je categorie(ën) hebt aangemaakt, kan je aan de slag met de activiteiten zelf toe te voegen. Dat doe je gewoon door een (inschrijvings)groep aan te maken in de juiste categorie.

  • Je beperkt best wie kan inschrijven voor het kamp of weekend. Zo kan je bijvoorbeeld enkel bestaande leden laten inschrijven.
  • Het is echt niet nodig om op leeftijd op geslacht te beperken als je het inschrijven al beperkt hebt tot een bepaalde leeftijdsgroep. Als je ooit een uitzondering hebt toegelaten en een ouder of jonger lid in een bepaalde leeftijdsgroep hebt toegelaten, dan kan die ook gewoon inschrijven voor het kamp/weekend.

Inschrijvingsgroep aanmaken


3. Zorg dat het er verzorgd uitziet

Zorg ervoor dat jouw inschrijvingspagina herkenbaar oogt en er professioneel uitziet.


4. Stuur een uitnodiging via Stamhoofd

Het is héél belangrijk dat je alle leden die kunnen inschrijven een e-mail stuurt via Stamhoofd zelf. Als je dat doet, kan je onderaan de e-mail een magische knop toevoegen. Leden en/of ouders die de e-mail ontvangen kunnen dan via die knop automatisch een account aanmaken of inloggen op een bestaand account. Dat account is dan automatisch gelinkt met de leden die je had geïmporteerd. Waarom is dit zo belangrijk? Als leden/ouders registreren op een e-mailadres dat niet in het systeem gekend is, dan zullen ze het lid niet gekoppeld hebben. Bijgevolg is de kans groot dat ze gewoon opnieuw een nieuw lid inschrijven, en dan kunnen ze niet inschrijven voor kamp/weekend (want enkel bestaande leden kunnen inschrijven).

We raden aan om voor de inschrijvingen van kampen en weekends geen link te delen naar de inschrijvingspagina (bv. op sociale media of jullie website). Werk enkel met de uitnodigingsmail en verwijs dan naar die e-mail in je communicatie op sociale media en je website. Je kan gerust de uitnodigingsmail meerdere keren versturen. De knop in de e-mail vervalt niet.

uitnodigingsmail versturen


Tips

Kijk achteraf even na of je al deze zaken op orde hebt.