Koppelen met de groepsadministratie van Scouts & Gidsen Vlaanderen

Stamhoofd is gekoppeld met de groepsadministratie van Scouts & Gidsen Vlaanderen. Lees hier hoe het werkt.


Zoek je informatie over een koppeling met een andere koepelorganisatie? Die zijn er momenteel nog niet, maar we staan altijd open voor extra connecties als dat technisch mogelijk is en toegelaten is door de koepelorganisatie.

Als je jouw vereniging hebt aangemaakt moet je ervoor zorgen dat je als type 'Jeugdbeweging' en als koepelorganisatie 'Scouts & Gidsen Vlaanderen' hebt gekozen. Niet gedaan? Neem dan even contact met ons op, en we corrigeren het voor jou (hallo@stamhoofd.be).

Als scouts heb je in jouw menu de optie 'Groepsadministratie' staan, dus daaraan kan je weten of het werkt. Deze optie is enkel zichtbaar voor hoofdbeheerders.

Groepsadministratie synchroniseren


Hoe instellen?

Klik op Groepsadministratie in het menu. Onderaan heb je een knop Inloggen. Als je daarop klikt wordt je doorverwezen naar de Scouts & Gidsen Vlaanderen om in te loggen. Je geeft Stamhoofd dan toegang om de gegevens van jullie leden te bekijken en aan te passen. Dit gebeurt altijd volledig in jouw browser, dus onze servers hebben zelf op geen enkel moment toegang tot de gegevens van leden.

Eenmaal je ingelogd bent, wordt je terug doorverwezen naar Stamhoofd en kan je op de knop Synchroniseren klikken. Stamhoofd zal dan de gegevens van de groepsadministratie vergelijken met de gegevens van Stamhoofd. Daarbij zal hij alle gegevens van Stamhoofd in de groepsadministratie aanpassen. Op die manier zijn alle gegevens altijd up-to-date.

Stamhoofd zal ook automatisch de lidnummers van alle leden ophalen zodra die er zijn. Op die manier kan je die ook altijd terugvinden in Stamhoofd zelf.

Enkel de VGA of de groepsleiding kan de synchronisatie uitvoeren, want je moet inloggen met een account in de groepsadministratie die alle leden kan bekijken en kan wijzigen.

Functies en groepseigen functies matchen met de inschrijvingsgroepen in Stamhoofd

Op basis van de leeftijd van leden en de naam van de groepen gaan we groepen in Stamhoofd matchen op functies in de groepsadministratie. Op die manier kunnen we automatisch de functies van gestopte leden schrappen, kunnen we leden verplaatsen van tak en nieuwe leden toevoegen.

Leiding en vrijwilligers

De synchronisatie van leiding, materiaalmeesters en andere losse leden (dus iedereen +18 jaar) verloopt maar in één richting: als je ervoor zou kiezen om ook leiding te laten inschrijven op Stamhoofd, dan zullen we hun gegevens automatisch aanpassen in de groepsadinistratie. Maar we gaan leiding en andere functies niet automatisch schrappen, want dat kan onverwachte gevolgen hebben. We raden daarom aan om zeker de functies van leiding wel nog na te kijken in de groepsadministratie.

Parallel- en tussentakken

Als we een bepaalde groep in Stamhoofd niet kunnen 'matchen' op een standaard functie van de groepsadministratie (kapoenen, wouters, jonggivers, givers, jin), dan gaan we ze op basis van hun leeftijd één van de standaard functies toewijzen. Dit is noodzakelijk omdat je anders geen verzekeringen zal afsluiten bij Scouts & Gidsen Vlaanderen en geen lidgeld factuur zal krijgen voor die leden. Alle woudlopers, wolven, kawellen... komen dus ook terecht bij de wouters.

Heb je parallel- en tussentakken, dan raden we je aan om per tussentak een groepseigen functie te maken met een naam die overeenkomt met de naam die je in Stamhoofd gebruikt. Dan gaan we al die leden ook die groepseigen functie geven in de groepsadministratie. Een woudloper zal dan zowel de functie 'Woudlopers' én 'Wouters' krijgen.

Hoe vaak moet je synchroniseren?

In het begin van je werkjaar zorg je er best voor dat je regelmatig eens de synchronisatie in orde brengt. We werken nog aan een functie waarmee we je zelf op de hoogte zullen houden als je moet synchroniseren (als er bv. nieuwe leden zijn).

Wat moet je nog zelf doen?

  • De functies van leiding en vrijwilligers goed instellen in de groepsadministratie (deze informatie staat niet in Stamhoofd)
  • Als leiding niet inschrijft via Stamhoofd: deze zelf toevoegen en wijzigen
  • Gestopte leiding/vrijwilligers schrappen
  • We kunnen het e-mailadres niet wijzigen van leden die een login hebben in de groepsadministratie. Maar dat kan je zelf ook niet.

Groepsadministratie rapport


Leden importeren

Voorlopig kunnen we de API van Scouts & Gidsen Vlaanderen nog niet gebruiken om leden te importeren. Maar geen paniek! Je kan in de groepsadministratie redelijk eenvoudig alle leden exporteren in een CSV en die vervolgens in Stamhoofd importeren.


Wijzigingen in groepsadministratie

Ouders die al een account hadden in de groepsadministratie zelf, zullen soms proberen om de gegevens daar te wijzigen. Dat heeft jammer genoeg geen enkel effect. Het is belangrijk dat je in dat geval communiceert dat ze die gegevens moeten wijzigen via jullie inschrijvingspagina, en niet meer via de groepsadministratie.